Op het eerste gezicht lijkt het aanbestedingsproces van Aramis vrij eenvoudig: aannemers selecteren en contracten afsluiten. In werkelijkheid is het een uiterst zorgvuldige procedure die in elke fase volledige transparantie en onpartijdigheid vereist – en maanden kan duren.

Het Aramis-project behelst de aanleg van een compleet nieuwe CCS-transportinfrastructuur. De selectieprocedure voor zo’n groot project draait niet alleen om de keuze voor een aannemer, de procedure zelf is net zo belangrijk. Omdat Aramis deels met publieke middelen wordt gefinancierd, gelden strenge Europese aanbestedingsregels. Eerlijke concurrentie, transparantie, kostenefficiëntie en kwaliteit staan daarbij centraal. Het complexe proces vraagt om precisie, strategisch inzicht en ervaring. Contracting & Procurement Lead Arzu Öztürk vertelt hoe ze dat aanpakt – van marktonderzoek tot uiteindelijke gunning – en waarom ze geniet van de uitdaging.

Marktonderzoek
Arzu en haar technische team beginnen met een grondige marktanalyse. ‘We moeten het speelveld precies begrijpen’, legt ze uit. Ze onderzoeken de mogelijkheden van de markt, beoordelen potentiële aanbieders en stellen heldere selectiecriteria op. Die inzichten zijn later cruciaal bij beslissingen over projectbestek, prijsstelling en contracten. Dit proces begint ruim voordat de officiële aanbesteding wordt uitgeschreven. ‘Transparantie is essentieel’, benadrukt Arzu. ‘Het helpt ons niet alleen om de juiste aannemers aan te trekken, maar ook om een eerlijk proces te garanderen.’

Aankondiging
Als Arzu zeker weet dat alle informatie volledig en juist is, wordt de aanbesteding gepubliceerd op Tender Electronic Daily (TED), het Europese digitale platform voor aanbestedingen. Vanaf dat moment is de aanbesteding openbaar toegankelijk. ‘Dit is een spannende stap’, vertelt Arzu. ‘Zodra de aanbesteding eenmaal online staat, kunnen we niet meer terug. We moeten er dus 100% zeker van zijn dat alles volledig is.’ Als de aanbesteding live is, kunnen bedrijven van over de hele wereld hun interesse kenbaar maken.

Voorselectie
Gegadigden melden zich aan en leveren belangrijke informatie aan, zoals hun financiële situatie, technische bekwaamheid en certificeringen. Zo kunnen Arzu en haar team alvast een voorselectie maken en bepalen welke partijen aan de randvoorwaarden voldoen. Dat bespaart tijd en verkleint risico’s. ‘We werken met vooraf vastgestelde selectiecriteria die voor alle partijen duidelijk zijn. Zo zorgen we voor een transparant proces.’ Hierna selecteert het team de kandidaten die aan alle eisen voldoen en stelt hen op de hoogte. Het Aramis-project heeft deze fase in december 2024 afgerond.

Uitnodiging tot inschrijving
Vervolgens dienen de geselecteerde aanbieders hun officiële inschrijving in. Aramis verstrekt alle voorgeselecteerde kandidaten dezelfde aanbestedingsdocumenten, zodat iedereen onder gelijke voorwaarden kan meedingen. Aansluitend stellen de aanbieders gedetailleerde voorstellen op, inclusief technische specificaties, kosten, planningen en risicobeoordelingen. Ook is er gelegenheid om vragen te stellen. Uiteindelijk dienen ze hun voorstel in vóór de deadline – te late of onvolledige inschrijvingen worden automatisch uitgesloten.

Beoordeling en selectie
‘Na een eerste toetsing op compliance beoordelen we alle voorstellen zorgvuldig op kwaliteit, haalbaarheid, innovatie, duurzaamheid en kosten’, licht Arzu toe. ‘Als er onduidelijkheden zijn, vraagt Aramis de aanbieders om extra informatie aan te leveren. Alle voorstellen worden beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde en gewogen criteria, zodat de score volledig onpartijdig verloopt. De inschrijver met de hoogste totaalscore wint de aanbesteding.’

Gunning
De winnende partij wordt officieel op de hoogte gebracht. Afgewezen aanbieders krijgen feedback op hun voorstel. ‘Openheid over onze beslissingen is een essentieel onderdeel van ons werk’, benadrukt Arzu. Daarna start een wettelijke bezwaarperiode van twintig kalenderdagen, waarin afgewezen partijen om uitleg kunnen vragen. ‘Dat is een spannende, maar noodzakelijke fase’, voegt ze toe. Na deze periode en een laatste controlefase wordt het contract ondertekend. Hiermee eindigt de aanbestedingsfase en kan het project officieel van start.

Hoge lat, hoge druk
Het aanbestedingsproces duurt gemiddeld zeven tot twaalf maanden en vraagt om zorgvuldige risicobeheersing. Europese aanbestedingsregels zijn complex en vereisen zowel uiterste precisie als volledige integriteit gedurende het hele traject. Marktonzekerheid maakt het proces nóg uitdagender en de werkdruk is hoog. Maar volgens Arzu is dat juist wat haar werk zo boeiend maakt. ‘Ik hou van de dynamiek van het proces en de strategische rol die ik speel. Het tempo ligt hoog, de belangen zijn groot en diepgaande kennis van de sector is onmisbaar. Dat is precies waar ik graag mijn bed voor uitkom.’